La cellule DIM est une fonction de support interdépartementale. Ses principales missions sont la documentation hospitalière et le registre hospitalier du cancer.
Le registre hospitalier du cancer (RHC), mis en place en 2012 au CHL, est un recueil continu, systématique, exhaustif et non redondant de tous les nouveaux cas de cancers diagnostiqués et / ou traités au CHL. Il permet l’alimentation du registre national du cancer (RNC) au Luxembourg qui est géré par le LIH.
Les objectifs du RNC au Luxembourg couvrent cinq domaines :
- La surveillance épidémiologique descriptive des cancers
- L’évaluation des actions de santé publique en matière de prévention et de dépistage du cancer
- L’évaluation de la qualité des soins prodigués aux patients cancéreux
- Le monitoring du Plan Cancer et de la planification des ressources nécessaires
- Un support à la recherche épidémiologique et clinique
Afin de permettre la collecte des informations sur chaque cas de cancer ainsi que la codification des données selon les règles internationales, la fonction de data manager cancer (DMC) a été créée.
Spécifiquement formés et encadrés par le CRP-Santé depuis 2012, les DMC, sont en charge de recenser au sein du CHL tous les nouveaux cas de cancer, de collecter et coder les données nécessaires dans le RHC, puis de transférer les données de manière anonymisée vers le RNC. Pour cette activité de collecte, les DMC s’appuient sur les réunions de concertation pluridisciplinaires (RCP) et les dossiers des patients.
Initié en 2012 avec les tumeurs du sein, le registre hospitalier du cancer du CHL comporte depuis 2013 tous les cas de tumeurs solides, et depuis 2014 les hémopathies malignes : à fin 2014, il comportait 2320 tumeurs encodées, avec une saisie au fil de l’eau.
La mise en place de la documentation hospitalière au Luxembourg est un élément indispensable en vue de la modernisation du secteur de la santé. Au CHL c’est la cellule DIM qui est en charge de cette mission, coordonnée par le médecin DIM qui est accompagné par les assistants de documentation (ADIM).
Pouvoir disposer de données fiables et représentatives de l’activité médicale globale et des pathologies prises en charge est une demande récurrente, à la fois pour les hôpitaux mais également pour le Ministère de la Santé et la CNS.
Ce nouveau système de documentation doit permettre aux médecins et à la direction de disposer de données d’activité claires et comparables à l’international, mais également d’apporter une preuve objective de la qualité médicale élevée ressentie et ce d’autant plus facilement que les données disponibles seront claires et structurées.
La fiabilité de la documentation est un élément-clé en vue de la modernisation de l’organisation interne du CHL.
Le choix national a été mis sur une saisie plus différenciée des procédures et des maladies à l’hôpital : à cette fin, la CCAM-L (Classification Commune des Actes Médicaux Luxembourgeoise, dérivée de la CCAM française mais adaptée au contexte luxembourgeois) et des règles de codage ICD-10 ont été mises en place à titre de nouveaux standards de documentation.
Pour coder les actes et les diagnostics, le CHL a choisi de mettre à disposition des médecins et des soignants le logiciel Web100t, déjà très utilisé en France, en l’adaptant et l’interfaçant au maximum avec les logiciels déjà utilisés.
Initiée fin 2013, la phase test nationale s’est terminée début 2014 au CHL. Elle concernait les services de neurologie et de chirurgie générale et vasculaire, dans le but de valider les règles de codage avec les ICD-10 et la CCAM-L, et de permettre la mise en place des organisations du recueil des données et des automatisations informatiques du codage.
A l’issue, le CHL a fait le choix de poursuivre cette expérimentation et d’y inclure d’autres services, désormais au nombre de 7.
La phase test avait pour objectif d’évaluer sur le terrain le système de documentation hospitalière et de tester les outils et les référentiels proposés aux établissements hospitaliers. Cette phase a été l’occasion d’identifier les forces et les faiblesses, les leviers et les opportunités pour la montée en charge de la documentation. C’était également une étape importante pour l’appropriation par les médecins de la documentation hospitalière.
En 2014, le CHL a développé avec le LIST l’outil Sherlock pour le transcodage semi-automatique en CCAM-L des actes de radiologie, ainsi qu’un module de génération automatique des actes CCAM-L prestés en réanimation à partir du dossier informatisé Métavision. La mise en place d’un appel contextuel depuis le logiciel du bloc opératoire permet aux chirurgiens de coder rapidement en CCAM-L leur interventions grâce aux thésaurus et à l’aide en ligne. De plus le logiciel de codage Web100t a été préparé pour les règles luxembourgeoises de hiérarchisation des diagnostics.